Der Weg zum Substituten und zur stellvertretenden Leitung

Zwischen der Arbeit auf der Fläche und der Verantwortung für eine ganze Filiale liegt eine Stufe, die in keinem Ausbildungsverzeichnis steht. Sie heißt je Betriebstyp anders: Substitut in Vollsortimentern und Warenhäusern, stellvertretende Filialleitung bei Filialisten und Discountern, Abteilungsleitung in großen Märkten und Fachmärkten, erste Verkaufskraft in kleinen Betrieben.

Auf diesem Portal ist das die Gruppe Substitut und stellvertretende Leitung, und sie ist deutlich kleiner als die Gruppe der Leitungen darüber. Das hat einen Grund, der für die eigene Planung wichtig ist: Diese Stufe wird überwiegend aus dem eigenen Haus besetzt und deshalb seltener ausgeschrieben.

Was auf dieser Stufe tatsächlich getan wird

Der Kern ist die Vertretung: Wenn die Leitung nicht da ist – im Urlaub, in der Schulung, an einem freien Tag –, trägt diese Stufe die Filiale. Daraus folgt ein Aufgabenzuschnitt, der mit der Arbeit auf der Fläche nur teilweise zu tun hat.

Dazu gehören die Verantwortung für einen Bereich oder eine Warengruppe mit Bestellung, Bestandsführung, Preispflege und Aktionsumsetzung; die Aufsicht über eine Schicht mit Einteilung der anwesenden Kräfte; die Kassenverantwortung mit Abrechnung, Tresor und Wechselgeldversorgung; die Einarbeitung neuer Kräfte und die Betreuung von Auszubildenden; die Bearbeitung von Reklamationen, die auf der Fläche nicht gelöst werden; die Öffnung und Schließung des Hauses mit allem, was an Schlüsseln, Alarmanlage und Kontrollgängen dazugehört.

Und, weniger schön, aber prägend: Diese Stufe arbeitet weiter auf der Fläche mit. Sie ist keine reine Leitungsfunktion, sondern eine Doppelrolle – Verkaufskraft und Verantwortliche im selben Dienst. Wer in diese Funktion geht und Entlastung erwartet, erlebt das Gegenteil.

Wie man dorthin kommt

Der Weg verläuft fast immer über zwei Jahre Vorleistung im eigenen Haus und über drei Voraussetzungen, die in unterschiedlichem Maß verlangt werden.

Ein kaufmännischer Abschluss. In den meisten Häusern die Eintrittsbedingung, üblicherweise der dreijährige Abschluss; die zweijährige Verkäuferausbildung reicht dort, wo eine lange Betriebszugehörigkeit und eine erweiterte Aufgabe vorliegen. Wie sich das nachholen lässt, steht in Quereinstieg in den Verkauf.

Nachweisbare Zusatzverantwortung. Kassenverantwortung, eine eigene Warengruppe, die Einarbeitung von Kräften, die Vertretung bei Abwesenheit. Das sind die Dinge, die man sich holt, bevor man gefragt wird, und die man sich schriftlich bestätigen lässt – im Zwischenzeugnis oder in einer Aufgabenbeschreibung.

Die Bereitschaft zur Schichtbandbreite. Wer Öffnung und Schließung trägt, arbeitet früh und spät und samstags. Eine Funktion mit fester Frühschicht gibt es auf dieser Stufe selten.

Dazu kommt in vielen Häusern ein internes Programm: Trainee- oder Nachwuchsprogramme, die über einige Monate laufen und auf die man sich hausintern bewirbt. Wer wissen will, wann das nächste beginnt, fragt die Bezirks- oder Regionalleitung – nicht die eigene Filialleitung, die manchmal ein Interesse daran hat, eine eingearbeitete Kraft zu behalten.

Die Fragen, die vor der Zusage zu klären sind

Diese Stufe wird häufig im Vorbeigehen angeboten, und genauso häufig ohne Vertragsänderung übernommen. Fünf Punkte gehören geklärt, und zwar vorher.

Der Vertrag. Wird die Funktion vertraglich vereinbart oder nur zugewiesen? Ohne Änderung des Arbeitsvertrags ist die Funktion eine Weisung, die zurückgenommen werden kann – mit dem Entgelt, das an der eingruppierten Tätigkeit hängt.

Die Eingruppierung. In tarifgebundenen Häusern gehört zur erweiterten Verantwortung eine andere Entgeltgruppe. Das ist der Punkt, an dem sich der Schritt finanziell auszahlt oder nicht, und er ist nicht selbstverständlich – die Eingruppierung richtet sich nach der tatsächlich ausgeübten Tätigkeit, und die muss geltend gemacht werden. Bei der Eingruppierung hat der Betriebsrat in größeren Betrieben ein eigenes Mitbestimmungsrecht, siehe Betriebsrat in der Filiale.

Die Arbeitszeit. Wird die Vertretungszeit erfasst, oder gilt sie als mit dem Gehalt abgegolten? Eine Pauschalabrede, nach der alle Überstunden abgegolten seien, ist unwirksam, wenn nicht bestimmbar ist, welche Zahl an Stunden gemeint ist. Mehr dazu in Überstunden und Arbeitszeitkonto.

Die Haftung. Mit Tresorzugriff, Schlüsselverantwortung und Kassenfreigaben wächst die Zahl der Vorgänge, für die man einstehen soll. Was rechtlich gilt, steht in Kassendifferenz: wer haftet – und wer eine Mankoabrede unterschreiben soll, liest sie mit diesem Text daneben.

Die Perspektive. Ist die Stufe als Durchgang zur Leitung gedacht oder als Dauerzustand? Beides ist legitim, aber es sollte ausgesprochen sein. Wer drei Jahre stellvertretend leitet, ohne dass ein nächster Schritt in Aussicht ist, hat die Verantwortung ohne die Stelle.

Was diese Stufe von der Leitung trennt

Der Unterschied ist nicht die Menge an Arbeit, sondern die Zurechenbarkeit der Entscheidung. Eine stellvertretende Leitung setzt um, was entschieden ist, und entscheidet in Abwesenheit im Rahmen dessen, was vorgegeben ist. Eine Filialleitung entscheidet über Personaleinsatz, Sortimentsfläche und Ergebnis und wird daran gemessen.

Das ist auch arbeitsrechtlich relevant. Leitende Angestellte im Sinne des § 5 Absatz 3 Betriebsverfassungsgesetz sind vom Betriebsverfassungsgesetz ausgenommen, und für sie gilt das Arbeitszeitgesetz nach § 18 Absatz 1 nicht. Substituten und stellvertretende Leitungen erfüllen die Anforderungen an einen leitenden Angestellten in der Regel nicht – es fehlt an der Befugnis zur selbstständigen Einstellung und Entlassung oder an einer vergleichbaren unternehmerischen Aufgabe. Für sie gelten damit das Arbeitszeitgesetz und die Mitbestimmung in vollem Umfang, auch wenn sie eine Filiale allein aufschließen.

Wenn es nicht der eigene Weg ist

Diese Stufe ist eine Entscheidung und keine Beförderung, die man annehmen muss. Wer die Doppelrolle nicht will, hat auf der Fläche andere Wege: die Verantwortung für eine Warengruppe mit Bestellung und Kalkulation, die Bedientheke mit Fachverantwortung, die Ausbildung mit dem Ausbilderschein. Alle drei erhöhen die Eingruppierung und verlangen keine Schließdienste. Mehr dazu in Nach der Ausbildung weiterkommen und in Arbeit an der Bedientheke.

Und wer die nächste Stufe im Blick hat, findet in Filial- und Marktleitung, was sich dort ändert.